Nach der Anmeldung im Webinterface erscheint das in den Einstellungen ausgewählte Startmodul.
Per Default ist dies das MailDepot.
Die Module Spamfinder, MailDepot, Filter und Einstellungen finden Sie im linken Bereich.
Die vorhandenen Bereiche können durch Richtlinien im Admin Webinterface für alle oder bestimmte Benutzer entsprechend eingeschränkt werden.
Im oberen rechten Bereich können Sie das Anzeige Theme und die Sprache wechseln, sowie sich wieder abmelden.
Die Anzeige im Spamfinder umfasst sowohl CISS als auch Spam Mails und kann entsprechend über den Button Filter durch die Auswahl von CISS / Spam an- oder abgewählt werden.
E-Mails, die als Spam gelistet sind, wurden von der REDDOXX Appliance als Spam klassifiziert.
Sollten E-Mails irrtümlicherweise als Spam erkannt worden sein (sogenannte „False Positives“), so können diese dennoch nachträglich zugestellt werden.
Verschiedene manuelle Optionen stehen bei der individuellen Verarbeitung dieser Mails zur Verfügung.
Mit einem Klick auf die rechte Maustaste auf eine Mail können Sie diese anzeigen, zustellen, auf eine whitelist hinzufügen (Benutzerbasierte Adress- oder Domain Whitelist) oder löschen.
E-Mails in der Spam Quarantäne werden überdies nach einem vorher definierten Zeitraum automatisch gelöscht.
Dieser kann im Admin Webinterface -> Spamfinder -> Settings angepasst werden.
Über den Button "Stellvertreter" kann die Spam Quarantäne eines anderen Benutzers oder z.B. öffentlichen Ordners eingesehen werden.
Die CISS gefiltertern Mails zeigen Mails, die noch nicht vom Absender bestätigt wurden.
Die E-Mails können manuell zugestellt werden, sofern gewünscht.
Dabei besteht die Möglichkeit den Absender dauerhaft freischalten.
Im Archiv werden alle E-Mails gespeichert, die durch die Appliance versendet oder empfangen wurden und mit dem vom Administrator festgelegten Archivierungs-Regelwerk (Policies) übereinstimmen.
Archivierte E-Mails können dabei angezeigt und z.B. erneut zugestellt werden.
Ebenfalls kann gezielt nach bestimmten Kriterien gesucht werden.
Für den angemeldeten User werden alle E-Mails angezeigt, für welche dieser entweder über seine eigenen E-Mailadressen, Stellvertreter Einstellungen, Kategorieberechtigungen oder aktivierte Audit Sitzungen zugriffsberechtigt ist.
Die Suche im Archiv basiert grundsätzlich auf einem Volltext-Index (dazu zählen alle text -basierenden Dokumente und Dateien).
Es können ein oder mehrere Teil-Suchbegriffe, die alle im gesuchten Inhalt vorkommen müssen (Und-Verknüpfung), gesucht werden.
Die Standard Suche durchsucht dabei alle Inhalte einer Mail.
Für eine Oder-verknüpfte Suche oder eine direkte Suche z.B. nach einem bestimmten Betreff muss die erweiterte Suche benutzt werden.
Bei der Suche könne Platzhalter (Wildcards) mitten im Wort oder am Ende eines Wortes verwendet werden, zulässig sind dafür
* (Stern) Beliebig viele Zeichen (auch keines)
? (Fragezeichen) Genau ein beliebiges Zeichen
Durch Auswahl einer Kategorie in der angezeigten Archivkategorienstruktur wird die Suche auf diese Kategorie eingeschränkt (dies wird somit als Filter angewendet).
Ist keine Kategorie ausgewählt (Standard), wird im gesamten Archiv gesucht.
Über die erweiterte Suche können Suchen durchgeführt sowie gespeichert werden.
Gespeicherte Suchen finden sich dann im DropDown Menü bei der erweiterten Suche.
Über den Button "Stellvertreter" wird bestimmt über welche E-Mail-Adressen die Suche stattfindet.
So kann bei vorhandenen Stellvertreter Berechtigungen auch die Suche im Archiv eines Mitarbeiters, der sich z.B. im Urlaub befindet, durchgeführt werden.
Wenn eine E-Mail aus dem Archiv ausgewählt ist, stehen zusätzliche Funktionen (per Rechtsklick oder über das Menü) zur Verfügung:
In einer Audit Session können autorisierte Benutzer unter Zustimmung weiterer Personen (=Mehr-Augen-Prinzip) bestimmte E-Mails von ausgewählten Kategorien und Containern einsehen.
Der Prüfer kann damit über die Benutzeroberfläche die Überprüfung starten und Einsicht auf die bereitgestellten E-Mails erhalten.
Eine Überprüfung wird über die Historie vollständig aufgezeichnet, sodass genauestens nachvollzogen werden kann, wer – wann – welche E-Mail gelesen hat und wer dem zu Beginn der Überprüfung zugestimmt hat.
Die Suchoptionen eines Audits unterscheiden sich nicht zur Suche eines Benutzers.
Beendet wird die Audit Sitzung über "Audit beenden".
Beim Kategorie Voting hat der Benutzer die Möglichkeit, soweit er als Controller für die Kategorie bestimmt wurde, einem Vorschlag eines Benutzers zuzustimmen o. diesen abzulehnen.
Ebenfalls kann sich der Benutzer die Nachricht auch als Vorschau, sowie die bereits vergeben Stimmen anzeigen lassen.
Es gibt die Möglichkeiten Whitelist- und Blacklisteinträge hinzuzufügen, zu bearbeiten, sowie zu löschen.
Ebenfalls kann nach Einträgen gesucht werden.
Wenn Sie eine White oder Blacklist anlegen, müssen Sie ein Gültigkeitsdatum sowie eine Beschreibung angeben.
In den Einstellungen können Sie Ihr Benutzerprofil, Ihre E-Mail-Aliase, die Einstellungen für den täglichen Warteschlangenbericht, sowie das Erscheinungsbild der REDDOXX Software und Ihr Kennwort anpassen.
Benutzerprofil: Hier können Sie das Kennwort anpassen, dies ist nur für lokale Benutzer möglich, für AD Benutzer hingegen nicht
MailDepot: Hier können Sie den Standard Anzeigezeitraum für E-Mails anpassen. Empfohlen ist hier aus Performance Gründen 7 Tage (eine Suche im Archiv findet dann natürlich trotzdem über den gesamten Zeitraum statt).
Zusätzlich können Sie den Vorschaubereich sowie ob dieser Rechts ober Unten sein soll, aktivieren.
E-Mail Adresseinstellungen: In der Verwaltung können Sie die verwendeten Filterprofile je E-Mail-Adresse wählen (aus der Liste der für User verfügbaren Filterprofile), sowie einen Stellvertreter für eine E-Mail-Adresse bestimmen.
Stellvertreter sind dann berechtigt, auf Ihr E-Mail Archiv und Quarantäne Warteschlangen zuzugreifen.
Mit einem Klick auf „Abmelden“ wird die Verbindung zur REDDOXX Appliance getrennt.
Man gelangt zurück zum Anmeldefenster und kann sich, auch unter einem anderen Benutzernamen, wieder anmelden.